Mitarbeitergespräche optimieren - Gesprächsanlässe verständlich gemacht für Führungskräfte

Effektive Mitarbeitergespräche sind das Rückgrat erfolgreicher Führung und essenziell für die Entwicklung Ihrer Teammitglieder. Die Klarheit über die Anlässe solcher Gespräche ist für Sie von unschätzbarem Wert. Allzu oft führt jedoch ein Wirrwarr an Begrifflichkeiten in der betrieblichen Praxis zu  Missverständnissen und ineffektiven Gesprächen. In diesem Artikel nehme ich mir vor, genau diesen Knoten für Sie zu lösen. Ich biete Ihnen eine Überblick über die typischen Gesprächsanlässe, bei denen es das größte Wirrwarr gibt und gebe Ihnen praktische Strategien an die Hand, mit denen Sie Ihre Rolle als Führungskraft in jedem Einzelgespräch optimal ausfüllen und so Ihr Team erfolgreich weiterentwickeln können.

Die Kenntnis und das Verständnis der verschiedenen Anlässe für Mitarbeitergespräche, von Leistungsbeurteilungen bis hin zu Entwicklungsgesprächen, sind für Sie als Führungskraft unerlässlich. Nur ein klares Verständnis dieser Anlässe ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation mit Ihrem Team zielgerichtet und bedürfnisorientiert zu gestalten.

Es geht nicht nur darum, Leistung zu bewerten oder Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen, sondern auch darum, ein offenes und vertrauensvolles Gesprächsklima in Ihrem Team, aber auch für jede/n einzelne/n Mitarbeiter/-in zu schaffen.

Sie verbessern die Qualität der Kommunikation signifikant, wenn Sie die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter erkennen und adressieren. Dies führt zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung, erhöhter Motivation und letztlich zu einer Steigerung der Gesamtleistung Ihres Teams.

Verstehen und nutzen Sie deshalb die Wirkung gezielter Gespräche. Nicht alles kann, darf und sollte in Teammeetings besprochen werden. Das genau unterscheiden zu können, erwarten Ihre Mitarbeitenden zu Recht von Ihnen.

In der Führungsrolle begegnen Ihnen ganz unterschiedliche Gesprächsanlässe, die essentiell für die Mitarbeiterführung und -entwicklung sind.

Leistungsbeurteilungen dienen dazu, die Arbeitsleistung objektiv zu bewerten und Entwicklungspfade aufzuzeigen.

Feedbackgespräche sind unerlässlich, um kontinuierliches Wachstum zu fördern und eine offene Kommunikationskultur zu etablieren.

Zielsetzungsgespräche helfen, klare Erwartungen zu definieren und die Mitarbeitermotivation zu steigern.

Entwicklungsgespräche wiederum fokussieren sich auf die berufliche Weiterentwicklung und Karriereplanung.

Kritikgespräch. Zu den weniger beliebten, weil schwierigen Gesprächen zählt das (disziplinarische) Kritikgespräch. Im Kritikgespräch werden Abweichungen vom erwarteten, gewünschten oder (vertraglich) geforderten Verhalten bzw. Arbeitsleistung klar und präzise angesprochen und ggf. Sanktionen angedroht. Danach erhält der Mitarbeiter Gelegenheit, seine Sicht der Dinge darzulegen. Abschließend werden Schritte zur Verbesserung verbindlich und terminiert festgelegt. Dies wird schriftlich festgehalten.

Verwechseln Sie bitte Feedback nicht mit Kritik. Hier habe ich die Unterschiede mal für Sie notiert. >> 

 Jeder dieser Anlässe trägt dazu bei, eine vertrauensvolle und produktive Arbeitsbeziehung aufzubauen und zu erhalten.

Je nach Perspektive der betrieblichen Interessensgruppen  werden die Gesprächsanlässe anders benannt. Das führt zum Begriffswirrwarr bei Mitarbeitenden und gelegentlich auch bei Führungskräften.

Personalgespräch. Wer das als Mitarbeiter/- in als Gesprächseinladung erhält, weiß, was die Stunde geschlagen hat. Meist geht es um ein disziplinarisches Kritikgespräch, ggf. sogar Abmahnung oder Kündigung. Als Mitarbeiter/-in haben Sie das Recht, ein Mitglied der Interessensvertretung (Personal- oder Betriebsrat) mit hinzuzuziehen. Wenn dies bei der Einladung bereits angeboten wird, ist die Sache klar – es wird ernst.

Wenn Sie beim Einladenden nachfragen, erfahren Sie mehr:

„Wer wird bei dem Gespräch dabei sein“, „Worum geht es?“ sind zwei berechtigte Fragen, auf die Sie eine Antwort erwarten dürfen.

Falls dazu nichts gesagt wird, nehmen Sie eine/-n BR-Kollegen/-in dazu.

Im Allgemeinen wird die Personalleitung  bzw. ein/-e  Personalreferent/-in  beim Gespräch dabei sein.

Sollte Ihr Betrieb keinen Betriebsrat haben, bereiten Sie sich als Mitarbeiter/-in sehr gut vor. Lesen Sie Ihren Arbeitsvertrag nochmal durch, und überlegen Sie, worum es geht. Oder wissen Sie das bereits? Je nach Schwere des evtl. in Frage stehenden (Fehl-) Verhaltens kontaktieren Sie vorab einen Fachanwalt für Arbeitsrecht und lassen sich beraten. Oder Sie hören erst mal, worum es geht und entscheiden sich dann später für eine Beratung.

Was bedeutet das für Sie als Führungskraft bzw. Personalleitung?

Verwenden Sie den Begriff "Personalgespräch" mit Bedacht. Wenn es um etwas Positives geht, eine Beförderung, Bewilligung einer Versetzung, Gehaltserhöhung oder ähnliches,  benennen Sie es genau so oder allgemein „Berufliche Entwicklung“, „Entwicklungsgespräch“.

Mitarbeitergespräch

"Mitarbeitergespräch" ist der Oberbegriff für alle hier behandelten und sonstigen Einzelgespräche zwischen Führungskraft und einem/ einer Mitarbeiter/-in. Auch wenn gelegentlich die Personalabteilung oder/ und ein Betriebsrat mit dabei sitzen.

Das Mitarbeitergespräch ist das wirksamste Instrument für Führungskräfte, auf Mitarbeitende direkt einzuwirken. Deshalb ist es so wichtig, sich mit allen Facetten auszukennen.

Eine Besprechung, Präsentation und Teammeeting/ Workshop sind davon abzugrenzen, da hier meist mit einer Gruppe von Kolleg/-innen, Projekt- oder Teammitgliedern gesprochen wird.

Leider nennen viele Unternehmen auch das Leistungsbeurteilungsgespräch einfach „Mitarbeitergespräch“.

Mitarbeitergespräch - Jahresgespräch – Performance Review – Feedbackgespräch

Unternehmen sind sehr erfindungsreich, Leistungsbeurteilungsgespräche nicht als solche zu benennen.

Die Begriffe Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Performance Review, Feedbackgespräch meinen meist dasselbe, nämlich das Leistungsbeurteilungsgespräch. Was darunter genau verstanden wird, hängt von den Regelungen Ihres Betriebs ab.

Tun Sie sich und Ihren Mitarbeitenden den Gefallen und klären Sie die Begriffsverwendung im Führungskreis und in der Personalabteilung und erklären Sie den Mitarbeitenden - spätestens - mit der Einladung, worum es geht, indem Sie Ziel, Ablauf, Themen und Zeitdauer mitteilen - so wie es bei jedem Meeting anzuraten ist.

Mitarbeiterjahresgespräch – aus eins mach drei (oder vier)

Wenn es um ein Gespräch geht, das nur einmal jährlich oder sogar nur alle zwei Jahre durchgeführt wird, dann ist das meist eine Kombination aus:

• Leistungsbeurteilung und Rückblick auf die Zielerreichung und Entwicklungsfortschritte,
• die Vereinbarung von Aufgaben, Projekten und Zielen für das laufende Jahr sowie ein
• Entwicklungsgespräch, bei dem die weitere berufliche Entwicklung des Mitarbeiters diskutiert wird.

 Alle drei Gespräche könnten gut und gern jeweils 45 min bis 1 Stunde dauern und benötigen entsprechende Vorbereitung, tatsächlich versuchen wir das in 60 bis max. 90 min zu erledigen.

Das Ergebnis ist Überforderung und Enttäuschung auf beiden Seiten. Oder gipfelt in der unsinnigen Forderung, Mitarbeitergespräche abzuschaffen. Sie wissen jetzt, warum das nur schädlich wäre.

Mein Tipp:

Trennen Sie die drei Gesprächsanlässe 

1. Bewertung des vergangenen Zeitraums (Leistungsbeurteilung und Zielerreichung)

2. aktueller Stand und Zielvereinbarung (Zielgespräch) sowie

3. Entwicklungsgespräch (individuelle berufliche Entwicklung).

Wenn auch finanzielle Aspekte, also variable Gehaltsbestandteile, zur Diskussion stehen, ist sogar ein viertes Gespräch sinnvoll mit den beiden Themen Zielerreichungsbonus und Gehaltsentwicklung.

Wichtig:

Vermischen Sie die inhaltliche nicht mit der finanziellen Bewertung. Sie werden keinen offenen selbstkritischen Dialog mehr führen können, wenn Ihr Gegenüber weiß, daß seine/ ihre Antwort Einfluss auf die finanzielle Bewertung hat.

Ob nun zuerst die Finanzen oder die Inhalte besprochen werden sollten, darüber könnten wir trefflich streiten. Was ist Ihre Meinung dazu und wie wird das in Ihrem Betrieb gesehen?

Auch wenn jede der Gesprächsarten spezifische Anforderungen mit sich bringt, die Sie beherrschen sollten, so sind die folgenden Tipps für jedes Gespräch beachtenswert:

1. Bereiten Sie sich vor. Jedes Mitarbeitergespräch folgt einer einfachen Struktur,  die ich Ihnen hier als Sabines Lernsnack zur Verfügung stelle >>*)

*) Sie werden aufgefordert, ein Konto mit Ihrer email-Adresse und individuellem, geheimen Passwort anzulegen. Danach haben Sie unbefristet kostenfreien Zugriff auf alle Lernsnacks und werden in meine Newsletter-Liste aufgenommen).

2. Legen Sie ein klares Ziel für jedes Gespräch fest. Gerade dadurch bleiben Sie situativ flexibel, wenn sich das Gespräch aufgrund der Reaktionen des/ der Mitarbeiters/-in in eine andere Richtung entwickelt!

Besser ist es natürlich den Fokus zu bewahren, denn dann werden sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter das Gespräch als gewinnbringend empfinden. Zielklarheit hilft in beiden Fällen.

3. Metakommunikation. Schaffen Sie eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre. Und wenn Sie Störungen wahrnehmen, weil sie vom Thema abkommen, etwas länger diskutieren wollen, Sie Anspannung oder Ärger beim Gegenüber oder bei sich bemerken: Sprechen Sie es aus und machen es zum Thema, gemäß der alten Kommunikationsweisheit: Störungen haben Vorrang.

4. Aktives Zuhören ist ein Schlüssel zum Erfolg. Hören Sie gut zu, Ihre Redezeit sollte viel geringer sein als die Ihres/ Ihrer Mitarbeiters/-in. Achten Sie einmal darauf im Tagesgeschäft. Das allein wird die Qualität Ihrer Gespräche stark verbessern, und die Mitarbeitenden fühlen sich besser verstanden.

 5. Interesse und Empathie. Zeigen Sie echtes Interesse an den Gedanken und Gefühlen Ihrer Mitarbeitenden. Durch Nicken, Augenkontakt und gelegentliches Zusammenfassen des Gehörten signalisieren Sie Ihre Aufmerksamkeit und Wertschätzung der Beiträge.

Diese Ansätze fördern nicht nur eine positive Beziehung, sondern erhöhen auch die Effektivität der geführten Gespräche.

Fassen wir zusammen: Die Klarheit über Gesprächsanlässe ist entscheidend für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, Gespräche zielgerichtet zu führen und die Entwicklung Ihres Teams voranzutreiben. Setzen Sie die erläuterten Strategien direkt bei Ihren nächsten Gesprächen um. So steigern Sie Ihre Effektivität und fördern ein positives Arbeitsumfeld.

Machen Sie jetzt  den nächsten Schritt zu effektiverer Mitarbeiterführung und verbessern Sie Ihre Gesprächsführungskompetenz:

Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, worauf es bei Mitarbeitergesprächen ankommt, welche typischen Anlässe es gibt und wie Sie die Gespräche führen, dann sind Sie mit meinem Onlinekurs

Das 3*3 erfolgreicher Mitarbeitergespräche vollkommen gut bedient.

• 3 Gesprächskompetenzen
• 3 Gesprächstechniken und
• 3 Gesprächsanlässe

 werden Ihnen per Videos und Arbeitsmaterial vorgestellt, Sie machen Übungen,  um Ihr Wissen zu vertiefen und setzen das Gelernte gleich in Ihren täglichen Gesprächen um. Sie lernen typische Stolperfallen und wie Sie sie vermeiden. Fehler in der Gesprächsführung müssen ja nicht unbedingt auch von Ihnen nochmal gemacht werden. 

 Zwei spezielle Gesprächsanlässe lege ich Ihnen ans Herz, da sie deutlich von den anderen Gesprächsanlässen abweichen:

Gerade als disziplinarische Führungskraft ist das Entwicklungscoaching von Mitarbeitenden eine Herausforderung, da die Anforderungen an die Gesprächsführung sich etwas „beissen“.

Außerdem sind Sie bzgl. der Entwicklungsperspektiven auch auf die Unterstützung und Mitwirkung Ihrer Personalabteilung / Geschäftsführung/ Abteilungsleiterkollegen angewiesen, wenn Sie einen talentierten Mitarbeiter im Betrieb außerhalb der eigenen Abteilung entwickeln wollen.

Und wenn Sie das keinesfalls wollen, dann überprüfen Sie doch mal  Ihre Einstellung zum Thema „Ich fördere meine Mitarbeiter nach deren Stärken zugunsten des Gesamtunternehmens“

In meinem Online-Selbstlernkurs „Meisterhafte Entwicklungsgespräche führen“ lernen Sie jedenfalls, wie Sie mit diesen und anderen Herausforderungen umgehen.

Wenn Sie Kritik klar präzise, ruhig und gelassen äußern können, ohne Ihre Mitarbeitenden unnötig zu kränken oder herabzuwürdigen und sich die Arbeitsbeziehung sogar verbessert, dann haben Sie den "Meister" in Personalführung bestanden.

Mein Online-Selbstlernkurs „Kritikgespräche fair und wirksam führen“ bereitet Sie auf diese „Meisterprüfung“ bestens vor. 

Bereit? Dann los!

Sie haben Fragen > Vereinbaren Sie einen Termin mit mir *1)>>

 Sie wollen hier dran bleiben? > dann abonnieren Sie „Sabines Lernsnacks“ *2)>>

*1) Wir nutzen das US - Online-Termintool Acuity Scheduling

*2) Sie werden zu meiner Lernplattform designyourfuture.blink.it weitergeleitet. Der Kurs ist dauerhaft kostenfrei und wird regelmäßig um einen Lernsnack ergänzt.

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